Ihre Geschäftspartner müssen sich darauf verlassen können, die steuerrechtlichen Anforderungen ihres Landes zu erfüllen. crossinx bietet dafür national und international immer die aktuellsten Lösungen für die steuerrechtliche Anerkennung. Weder Rechnungsversender noch -empfänger müssen dazu Anpassungen vornehmen oder separate Verträge abschließen. Die verschiedenen Lösungen sind komplett in die crossinx Services integriert.
Für Deutschland sind die detaillierten Anforderungen an elektronisch übermittelte Rechnungen in §14 UStG geregelt. Dieser Paragraph ist eng an die EU-Richtlinie 2001/115/EG angelehnt. Bei einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung müssen immer die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein. Dafür werden nach bisherigem Rechtsstand folgende Methoden angeboten:
Elektronische Signatur: Der Rechnungsversender muss die elektronische Rechnung mit einer elektronischen Signatur signieren. Dabei sind unterschiedliche Anforderungen in den einzelnen Ländern zu beachten. Dafür bietet crossinx eine Signaturlösung, die in über 30 Ländern weltweit von den lokalen Finanzbehörden anerkannt wurde und nach SAS70 zertifiziert ist. Die lokalen Anforderungen können bereits in folgenden Ländern erfüllt werden (Auszug): Belgien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Großbritannien, Irland, Italien, Kanada, Lettland. Litauen, Niederlande, Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Schweden, Schweiz, Spanien, Tschechien, Ungarn und USA. In den meisten Ländern wird die PDF Datei der Rechnung signiert. Durch die Signatur entsteht die Originalrechnung, die entsprechend der lokalen Anforderungen zu archivieren ist. Beim Versand über einen Dienstleister wird der Dienstleister bevollmächtigt elektronische Signaturen im Namen des Versenders zu erstellen.
Der Rechnungsempfänger muss dem Empfang elektronischer Rechnungen zustimmen. In der crossinx Lösung erfolgt dies z.B. durch Registrierung der Kunden im Self-Service Portal. Danach muss der Rechnungsempfänger die Gültigkeit der elektronischen Signatur prüfen und das Ergebnis der Prüfung archivieren. Im Self-Service Portal von crossinx erteilt der Kunde crossinx Vollmacht darüber die Signaturprüfung zu übernehmen. Somit liefert crossinx dem Kunden bei Bedarf neben der signierten Rechnung auch ein Verifikationsprotokoll zur Archivierung.
EDI: EDI (Electronic Data Interchange) bezeichnet ein Verfahren, bei dem strukturierte Daten zwischen Computern ausgetauscht werden. Seit dem 1. Januar 2009 kann in Deutschland elektronischen Rechnungen auf die Sammelabrechnung (zusammenfassende Rechnung) verzichtet werden. Nun genügen eine Vereinbarung über den EDI-Datenaustausch sowie der Einsatz von sicheren Datenaustauschverfahren, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten. Die EDI-Vereinbarung geht explizit auf die Anforderungen in Bezug auf die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit der Daten ein. Ferner werden die notwendigen Schritte hinsichtlich EDI-Prozess und Archivierung dargelegt, um die Anforderungen des Gesetzgebers zu erfüllen. Hier muss auch detailliert das gewählte Datenformat und die sichere Datenübertragung (in der Regel X.400 oder AS2) im Detail beschrieben werden. Die Vereinbarung muss dann zwischen Versender und Empfänger abgeschlossen werden, auch wenn die technische Abwicklung über crossinx erfolgt.
Neue Mehrwertsteuerrichtlinie: Sobald die neue Mehrwertsteuerrichtlinie in Kraft tritt, wird es dem Rechnungsversender freigestellt auf welche Art und Weise er die Rechnung elektronisch an den Kunden übermittelt. Damit ist er nicht mehr an die Verfahren mit elektronischer Signatur oder EDI gebunden, muss aber dennoch Authentizität und Integrität der Rechnung gewährleisten. Die Authentizität wird als Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers definiert. Die Integrität bedeutet die Unversehrtheit des Inhalts und das die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Der Rechnungsemfänger ist dann für die Einhaltung verantwortlich und kann dafür alle Verfahren nutzen, die mittels eines „innerbetrieblichen Kontrollverfahrens“ einen „verlässlichen Prüfpfad“ zwischen der Rechnung und der Lieferung herstellen.
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